Sollte eigentlich nicht so schwer sein. Eine App mit der man ToDo Listen verwalten kann. Ist es aber! Es gibt einfache Apps wie Sand am Meer. Simple Liste mit Aufgaben, diese kann man als erledigt markieren und wenn man Glück hat, auch noch Wiederholungen definieren. Allerdings kommt man später auf Anforderungen, die das Feld der verfügbaren Lösungen doch etwas stark einschränken:

• Cloud Speicherung / Sync
• Wiederholungen basierend auf dem Zeitpunkt der Erledigung
• Verfügbarkeit auf allerlei Devices inkl. Web
• Filter / Smarte Listen
• Ort basierte Aufgaben
• Unteraufgaben
• Zeitbedarf der Aufgabe
• Zeitfenster
• Wilde Anforderungen spezieller Natur
• Preis

Was kann man von diversen Apps erwarten? Was bedeuten diese Anforderungen?

Cloud Speicherung / Sync / Devices

Aufgaben möchte man sinnvoller Weise an allerlei Geräten präsentiert bekommen. Ein Termin „Neue Monatskarte“ sollte schon am 1sten des Monats auf allen Displays erscheinen. Dazu müssen die Daten der Aufgaben im Netz gespeichert sein oder eine robuste Synchronisierung der Aufgaben sollte über all die Geräte statt finden. Ab und zu möchte man die Aufgaben planen, organisieren und mal Ordnung schaffen. Dann zeigt es sich, am Desktop oder im Web geht das am Besten.

Wiederholungen

Es gibt Aufgaben die einmal fällig sind. Eine Mail schreiben oder beantworten. Viele Aufgaben im Haushalt und privaten sind Wiederkehrende Aufgaben. Wenn man einen GTD Ansatz verfolgt oder einfach faul ist, dann möchte man alltägliche Dinge wie „Haare schneiden“ erfassen. Diese Aufgabe ist meinetwegen aller 4 Wochen fällig. Wie auch Blumen gießen oder andere Dinge allerdings erst 4 Wochen nach der Erledigung. Es ist also wichtig, dass es keine dumme Wiederholung ist die aller 4 Tage daran erinnert, die Blumen zu gießen, sondern erst 4 Tage nachdem die Blumen wässerte wieder aufpoppt. War als Beispiel Wochenende, dann sterben die Blumen nicht, wenn sie erst nach 6 Tagen gegossen werden, aber es würde keinen Sinn machen, wenn sie bereits nach 2 Tagen wieder gegossen werden sollen.

Eine Spezielle Anforderung wäre hier, dass man Tage blockieren kann, an denen man nicht an dem Ort ist, wo die Aufgabe zu erledigen ist. Zugegeben speziell, aber folgend gedacht: Nächste Woche bin ich nicht zu Hause. Ich bin weg von Sonntag bis Freitag. In der Woche wären Aufgaben fällig wie: Blumen gießen und Vorsteueranmeldung. Die Termin e für die Aufgaben wären wie folgt zu erfassen: Blumen gießen geht +/- 1 Tag um den Termin. Vorsteuer geht -10 Tage bis zu dem Termin „Deadline“. Die Tatsache, dass ich die Woche als „nicht belegbar“ markierte sollte darin resultieren dass die Blumen direkt am Sonntag gegossen werden müssen und die Deadline für Steuer vorverlegt wird. So sollte das sein… Bringt uns zum Thema:

Zeitfenster

Eine Aufgabe ist zu bestimmten Tagen zu erledigen. Eine Aufgabe hat einen Termin und manchmal eine Deadline. Aufgaben sind um einen Zeitpunkt herum zu erledigen. Speziell wäre wünschenswert, wenn die Priorität sich flexibel mit ändert. Vorsteueranmeldung wäre ein Beispiel für eine Aufgabe die ab dem 1sten jeden 3ten Monat bis zum 10ten dieses Monats zu erledigen wäre. Es sei denn, der 10te fällt auf das Wochende, dann am Montag danach. Die Aufgabe scheint als zu erledigen ab dem 1sten auf, die Priorität steigt zunehmend bis zum 10ten, wo sie Top Prio hat weil die harte Deadline erreicht ist. Blumen gießen hingegen verkraftet 2 Tage plus oder minus um den Termin herum. 2 Tage nach dem Termin ist dann aber hohe Prio. In dem Zeitfenster kann man die Aufgabe erledigen oder verschieben, wenn Tage blockiert sind. Zum Beispiel, weil man nicht vor Ort ist.

Ortsabhängig

Aufgaben können an einen Ort gebunden sein. Es macht keinen Sinn, eine Aufgabe zu zeigen, die ohnehin nicht am aktuellen Ort des Gerätes zu erledigen geht. Dazu müsste man ein Gerät als das bestimmen, welches den Ort vorgibt. Sagen wir das Smartphone. Dies kann seine Position bestimmen. Andere Anzeigen wie Web oder Tablet können die Aufgabe trotzdem anzeigen. Blumen gießen wäre also in der Liste am Telefon nicht sichtbar, weil das Telefon weiß, dass es im Büro ist. Im Web wird die Aufgabe aber gezeigt, weil sie eben heute fällig ist. Anhand des Ortes gäbe es Smarte Listen.

Aufwand / Komplexität der Aufgabe

Man sollte einen Zeitaufwand definieren können. Blumen gießen 10 Minuten und einfach. Vorsteuer 30 Minuten und eher komplex. Das ermöglicht später einzuschätzen was man angeht. Eigentlich oft anzutreffen, man kann sich da auch mit Tags behelfen. Zum Beispiel „5m“, „10m“ oder „Einfach“, „Schwer“ und so weiter. Zu einer Planung wären aber eigene Felder nützlich.

Smarte Listen

All diese Anforderungen an die Daten von Aufgaben würden es am Ende auch ermöglichen, smarte Listen zu erstellen mit spaßigen Filtern. Ein Beispiel wäre: „Schnell gemacht“. Eine Liste die Aufgaben von geringer Dauer und Komplexität an einem Ort vorschlägt. Zum Beispiel Dinge die in den nächsten 3 Tagen fällig werden, deren Erledigung nicht fest an einen Termin gebunden ist und die alle „zu Hause“ anfallen. Kein Plan, Staub wischen, Zeitungen runter bringen und so Sachen. Aufgaben mit bestimmten Tags, so das man am Samstag Vormittag nur Aufgaben privater Natur sieht. Quasi ein Planungs-Feature was Dinge zusammen stellt, die in 2h schaffbar sind und ohnehin fällig.

Unteraufgaben

Fast schon in den Bereich Business oder Projektplanung wären Abhängigkeiten und Unteraufgaben. Man tut sich ja leichter einen Task „Wohnung ordnen“ in kleinere Aufgaben zu teilen. Saugen, Wischen, Staub wischen, Aufräumen und so weiter. Diese Unteraufgaben sind irgendwie auch abhängig. Im Business oft, aber auch bei so trivialen Dingen wie Sauber machen. Man sollte als Beispiel vor dem Wischen gesaugt haben, sonst macht das keinen Sinn. Aufräumen vor dem Staub wischen würde auch Sinn machen.

Ok, soweit mal ein Überblick, was mir einfallen würde für eine fast perfekte Aufgaben-Applikation die all die Dinge organisiert die man gern verdrängt, vergisst oder eben geordnet haben will. Ich probierte einige Apps und Dienste. All das kann keine, die muss man sich wohl selber bauen. Aber einige Dienste bieten viel davon und man könnte damit leben.